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Dr Kipkirui Arap Lang'at

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东非茶叶贸易协会的支付流程自动化 (Automating Payments Processes at EATTA)

东非茶叶贸易协会的支付流程自动化 Kipkirui Arap Lang’at博士东非茶叶贸易协会董事总经理 茶是世界上第二流行的饮料,其消费量仅次于水。据估计,全球每天消耗大概180到200亿杯的茶水。茶叶贸易是传统产业,通常是根据普遍的惯例通过成熟的渠道来经营。大量茶叶产于离蒙巴萨的拍卖中心很远的地方。采摘之后,茶叶就被送到工厂加工,当茶叶被烘干并卷曲到一定程度的时候便可以在拍卖中心销售。由于距离太远,大部分生产商都不参与销售环节。他们的茶叶被委托给一个指定的仓库,生产商和仓库的老板都是东非茶叶贸易协会的成员。生产商通过经纪人把一定数量的茶叶送去拍卖,经纪人在茶叶销售过程中扮演主要的角色。经纪人便制作茶叶目录并分发给潜在的采购商,同时经纪人和潜在的买方都同时参与品评茶叶。 在这个阶段,茶叶就可以被拍卖了。当茶叶拍卖成功以后,经纪人便准备并发送销售报表给生产商,交货单给仓库,发票给买方。买方收到发票后就如数付款给经纪人。收到银行确认的付款之后,经纪人便出具交货单的复印件给买方授权的代理。买方随后就可以拿交货单到生产商的仓库提货。经纪人把扣除佣金、目录制作费和仓库费用后的货款汇给生产商。通常,从茶叶采摘到生产商收到货款需要42天的时间。  茶叶贸易过程的风险管理 这一制度虽然需时较长,却是业界普遍接受的一贯做法,成功运作了多年。然而,2008年发生了一个孤立事件,一个经纪人未将货款汇给生产商(值得注意的是,这是54年来仅有的一次)。在此之后,加上科技的进步,我们决定检讨交易机制的风险状况,克服觉察到的缺陷。虽然业界相互之间高度信任,所有生产和销售人员也非常有原则,我们还是意识到,我们需要在一旦遇到异常的情况时,能保护每个人的利益。此外,我们还认识到,这将是一个推动自动化交易流程的机会。 这一变革的催化剂,是其中一个主要的生产商想要改进收款流程,并向银行寻求帮助。然而,对众多的生产商不可能使用不同的贸易惯例,这就需要一个为业内人士所认可的新标准。因此,该项目被移交给贸易协会,我们便开发出一套全新的解决方案。 我们在2009年4月开始着手这个项目,于2009年年底完成。我们的目的是要保留长期形成并为业内所熟悉的现有贸易规则,但通过自动化加速付款流程,并提高对所有持分者的透明度。在推行中,我们采取了分阶段的办法,先从涉及两个经纪人的试点项目开始,逐步将经纪人数目增加到11个。然后,我们引入更多采购商。总之,项目历时一年,最后解决方案于2010年3月26日上线运作。它涉及大量的沟通和合作,这是因为各持分者有非常不同的需求,我们必须满足各方的要求。   实际运作的电子支付系统 现在的分发付款流程如下: • 一旦茶叶拍卖出去,经纪人开出加密格式的电子发票,按预先商定的日期分发给所有相关各方(采购商、仓库、生产商、银行),而货款也会在预先商定的时间内付给生产商。 • 采购商把货款汇到茶叶协会设立的中央茶叶销售收款账户。然后,银行根据授权及时按每个参与方的角色分发款项。例如,佣金及编制目录的费用付给经纪人,仓储费付给仓库。 • 所有参与方都可查看收款帐户,帐户上显示最近一段时间的交易记录。汇款会在收到后15分钟内通知经纪人、仓库和生产商,这样相关的单证便可以生成,让仓库能发放茶叶给采购商。 成效 新系统有助减少我们通过各种方式发现的原有风险(如表1所示)。从根本上说,通过减少付款和茶叶发放之间的时间,采购商从采购到付运所用的时间也缩短了。所有参与方都能更快收到付款,生厂商也能更快速及时地付款给茶农。 主要好处之一是每个持分者都能直接看到每单托销的状况,而过去却需要经纪人提供相关信息。生厂商常常位于远离蒙巴萨的地方,但现在他们能及时付款给茶农,因为他们可以远程了解销售数量、销售价格和收款时间,这又使他们在必要的情况下,能为这些付款获得银行融资。而且,每个成员都能直接下载信息,并输入他们各自的会计系统进行对账和记账,而不必手动输入数据。   提升自动化的未来计划 在印度,虽然还未推出电子支付系统,但电子拍卖系统(eAuction)已被开发出来,相比之下,东非依然采用实体拍卖。事实证明,这套电子拍卖系统非常成功,所以我们也想在蒙巴萨引进一套相似的系统。实际上,电子拍卖所要求的大部分数据已存在于支付系统,所以我们已具备很好条件引进这套系统。 ...

Automating Payments Processes at EATTA

Automating Payment Processes at EATTA by Dr Kipkirui Arap Lang’at, Managing Director, East African Tea Trade Association The aim was to retain existing, familiar trade rules that have shaped the industry for so...