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艰难抉择 (Making the Tough Choices)

Karin Amacher - 力拓集团现金管理部财务主管
Oliver Wolfensberger -力拓集团财资运营部全球主管

在2007年收购了加拿大铝业公司之后,为了实现各项战略及运营目标,财务部必须对自身流程及组织架构进行重新评估与整合。当时我们有五个财务中心,但我们意识到这些财务中心有进一步合理化的空间,整个集团的财务流程也需要更有效地简化。

尽管新集团拥有一个庞大且内部差异巨大的财务部门,但我们仍可从铝业公司和力拓公司原有的架构中找出最有效的流程并加以利用。我们还需要精简财务队伍,同时确保项目管理和日常财务工作得以兼顾。

面临的挑战

尽管有些决定比较简单,但是在财务重组的过程中,我们不可避免地会遇到一些更具挑战性的决策。有些情况下,我们意识到财务部门承担的某些职能由其他职能部门接手更为合适,另外一些情况下,我们需要把集团内其他部门承担的职能,或者分散在各部门的职能集中到财务部,以使我们能有效地履行自己的职责。

挑战1:付款职能交叉

尽管收付款是财务部的基本职能,但我们意识到财务部在这个领域的工作太过宽泛。财务部不仅要负责财务付款,还要处理大量供应商付款,这就带来了一系列挑战:首先,我们没有足够的资源来完成这些任务,而手动的付款操作增加了错误与舞弊的风险;此外,在业务部门层面很难核实款项是否符合审批要求。财务部与共享服务中心的工作也存在潜在的冲突,后者的主要职能是供应商付款。发票不进入ERP(企业资源计划)系统,也不受共享服务中心审批要求的限制。对账没有连贯性,事后也无法追查一笔付款业务的经手人是谁。