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实现P2P自动化,提高企业绩效

Michael Friede - 拜耳材料科技有限公司采购及贸易副总裁暨全球采购情报主管

很多企业,包括拜耳材料科技有限公司(BMS),都投入大量人力财力,来优化现金管理与银行业务,以实现支付交易的安全、高效与低成本。然而,要使支付操作真正达到高效率,企业还必须重视将付款文件发送给银行前的业务,确保优化支付周期的每一步。在BMS,采购部掌握整个采购到支付(P2P)流程,因此我们有机会发现哪些环节存在多余成本与效率低下,目的在于简化和优化整个流程。

挑战与机遇

2010年, 我们开展了对P2P周期内在成本的评估。我们有15,000 多家外部供应商,而且每年约有1,000 家新供应商加入。这些供应商分布在全球各地,各国的要求不同,与每一家供应商相关的风险程度不一。在企业内部,我们在西班牙、德国、南美与亚洲设有几个共享服务中心,人工成本不断上升。虽然我们使用统一的企业资源管理系统,但我们却有三种不同情况,导致每个共享服务中心采用不同的流程,造成大量的人工作业。这些人工作业依赖高度的资源投入,且容易出错,从而产生额外的成本。由于全公司有3,000 多名全职员工负责审批发票,审批工作分散且不统一。同时,为了保证整个流程的高效率,我们引进新技术,来确保我们操作的安全、高效与合规,由此也产生了技术问题。

由此分析我们发现,由于供应商基础增大、资源投入成本增加以及系统和流程缺乏消化更高交易量的能力,我们的采购到付款流程的成本每年都在增加。此外,我们也未充分利用技术基础设施的规模效益或创新机遇。